Meldescheine

Eine Änderung des Meldegesetzes erlaubt einen vorausgefüllten, nicht formgebundenen Meldeschein für Gäste in touristischen Beherbergungsstätten. Die vorausgefüllten Daten müssen bei der Ankunft des Gastes mit eigenhändiger Unterschrift bestätigt werden. Im WebIRS bestehen die Möglichkeiten der Erstellung, Speicherung, Bearbeitung und des Ausdrucks von vorausgefüllten oder leeren Meldescheinen. Zu den Mindestangaben eines Meldescheins gehören

Die Verwaltung von Meldescheinen wird an folgender Beispielbuchung erläutert:

Frau Steffi Sommer, wohnhaft im Wiesenweg 3 in 12345 Ortingen in Deutschland, hat vom 17.11.2015 bis 20.11.2015 die beim Anbieter verfügbare Unterkunft "Ferienwohnung 'Tanne' (#1)" für zwei Personen gebucht. Als zweite Person reist Herr Thomas Sommer aus Deutschland mit. Außerdem hat sie die zusätzliche verfügbare Unterkunft 'Ferienwohnung 'Tanne' (#2) für eine weitere Person, Frau Sophia Sommer aus Deutschland, gebucht. Die Buchung wurde unter der Buchungsnummer 3 erfasst.

Meldeschein erstellen und bearbeiten

Ein Meldeschein gehört grundsätzlich zu einer Buchung, daher kann er auch nur über die Buchung erstellt werden. In der Informations- bzw. Detailansicht einer Buchung gibt es den Button Meldeschein zur Generierung oder Bearbeitung des entsprechenden Meldescheins.

Jeder neue Meldeschein wird unter einer fortlaufenden Meldescheinnummer erfasst. Diese Nummern bzw. ein bestimmter Nummernbereich sind unter Umständen fest vorgegeben. Im WebIRS besteht daher die Möglichkeit bei den Anbieterstammdaten ein Meldescheinkontigent (siehe Meldescheinkontingent ) anzugeben, das für die Vergabe der Meldescheinnummern genutzt wird.

Feldertitel im Meldescheinformular, die mit einem * markiert sind, stellen Pflichtangaben für einen Meldeschein dar. Sämtliche Felder können nach dem Ausdruck des Meldescheins handschriftlich ergänzt werden. Der Ausdruck ist in jedem Fall erforderlich, da sämtliche Angaben bei der Anreise mit eigenhändiger Unterschrift des buchenden Gastes bzw. Reiseleiters bestätigt werden müssen.

Im Titel des Meldescheins werden die Meldescheinnummer und die Buchungsnummer angegeben. Nachfolgend kann ausgewählt werden, ob der Meldeschein vorausgefüllt angezeigt werden soll oder nicht und welche Art von Meldeschein verwendet werden soll. Bei einem vorausgefüllten Meldeschein werden die Informationen der Buchung oder des Meldescheins selbst, wenn dieser bereits im System gespeichert wurde, für die Belegung der Felder herangezogen. Bei einem nicht vorausgefüllten Meldeschein werden die Felder des Meldescheins leer gelassen. Ein leerer Meldeschein kann für die schriftliche Ausfüllung per Hand am Tag der Anreise des Gastes verwendet werden. Auch leere Meldescheine bekommen bei der Speicherung eine fortlaufende Meldescheinnummer zugewiesen, womit eine lückenlose Meldescheinerfassung gewährleistet ist. Bezüglich der Meldescheinart kann zwischen einem Meldeschein für Einzelpersonen bzw. Familien und einem Meldeschein für Reisegruppen gewählt werden. Der Unterschied besteht im Wesentlichen darin, dass beim Meldeschein für Einzelpersonen die Daten des buchenden Gastes eingetragen werden und beim Meldeschein für Reisegruppen die Daten des Reiseleiters.

Die Erfassung der Daten erfolgt in den entsprechenden Eingabefeldern im Abschnitt 'Gästedaten' bzw. 'Gruppendaten'. Zu diesen Feldern zählen:

Vorausgefüllte Gästedaten entsprechend der Beispielbuchung:

Unter dem Abschnitt zur Erfassung der Gästedaten des buchenden Gastes oder Reiseleiters werden die Angaben zu den Mitreisenden Personen aufgenommen. Pro Person werden hierbei der Typ , der Vorname , der Nachname und das Herkunftsland angegeben. Der Typ spezifiziert, ob es sich um einen mitreisenden Erwachsenen oder ein mitreisendes Kind handelt. Diese Unterscheidung ist relevant für die Berechnung der Kurabgabe.

In der Beispielbuchung gibt es zwei mitreisende Personen, die namentlich angegeben wurden:

Die Anzahl der Reisenden, unterschieden nach Kindern und Erwachsenen, muss in den vorgesehenen Feldern Erwachsene und Kinder unter dem Punkt Angabe für Kurtaxe angegeben werden. Hierbei wird die Gesamtanzahl der Reisenden berücksichtigt, also neben der Anzahl der mitreisenden Personen auch der buchende Gast oder Reiseleiter.

Angaben für die Kurtaxe entsprechend der Beispielbuchung:

Abschließend kann optional der Reisegrund ausgewählt werden, wobei zwischen keiner Angabe, privatem oder geschäftlichem Reisegrund unterschieden wird. Weiterhin kann ein Datum festgelegt werden. Als Standard wird das aktuelle Datum eingetragen. Eine Anpassung ist jedoch möglich und sinnvoll, wenn der Meldeschein bereits vor der Anreise des Gastes für den Tag der Anreise vorbereitet und gespeichert wird.

Nach der Überprüfung und/oder Bearbeitung der Meldescheindaten, kann der Meldeschein über den Button Speichern im System gespeichert werden. Eine Speicherung erfolgt ebenfalls, wenn der Meldeschein über den Button Drucken ausgedruckt wird. Wird das Formular über den Button Schließen oder die Schaltfläche  geschlossen, erfolgt keine Speicherung.

Die Erstellung (Speicherung) und Bearbeitung eines Meldescheins wird im Logbuch des Anbieters eingetragen. Die Einträge sind im Logbuch unter der Protokollart Allgemeine Bearbeitung zu finden.

Meldescheinkontingent

Es kann ein Meldescheinkontigent definiert werden. Die Definition kann im Anbieterprofil vorgenommen werden. Hier gibt es in der Bearbeitungsansicht des Anbieterprofils die Option Meldescheinkontigent mit den Eingabefeldern für die Kontingent-Startnummer (Von) und die Kontingent-Endnummer (bis). Wird für die Kontingent-Endnummer der Wert 0 angegeben, können beliebig viele Meldescheine erstellt werden, deren Nummern ab der Kontingent-Startnummer fortlaufend sind.

Bei der Meldescheinerstellung werden entsprechende Warnungen bei auslaufendem oder überschrittenem Meldescheinkontigent angezeigt. Die Warnung zum auslaufenden Kontingent erscheint ab den letzten zehn verfügbaren Meldescheinnummern. Bei überschrittenem Meldescheinkontingent werden keine weiteren Meldescheine gespeichert. In solch einem Fall muss das Kontigent erhöht werden.

Meldeschein drucken

Beim Drucken wird der Meldeschein um die Kontaktinformationen des Anbieters und ein Feld für die Unterschrift des Gastes oder Reiseleiters ergänzt. Wenn der betreffende Meldeschein nicht bereits explizit im System gespeichert wurde, erfolgt die Speicherung beim Drucken, wenn das Meldescheinkontingent ausreichend ist.

Druckansicht des Meldescheins der Beispielbuchung:

Meldeschein-Liste

Der Zugang zu erstellten und gespeicherten Meldescheinen erfolgt über den Navigationspunkt Meldescheine unterhalb des Eintrages Belegungskalender .

Pro Meldeschein werden die Meldescheinnummer, die Buchungsnummer der Name des buchenden Gastes bzw. Reiseleiters, das Herkunftsland des buchenden Gastes bzw. Reiseleiters, die Anzahl aller Personen der Buchung, das Anreisedatum, das Abreisedatum und der Zeitpunkt der letzten Änderung bzw. Speicherung des Meldescheins angezeigt.

Meldeschein der Beispielbuchung in der Meldeschein-Liste:

Beim Klicken auf eine Tabellenzeile, wird das Formular des betreffenden Meldescheins geöffnet. Das heißt, an dieser Stelle ist ebenfalls die Bearbeitung oder das Ausdrucken des Meldescheins möglich.

Meldeschein-Liste exportieren

Es besteht die Möglichkeit die angezeigte Liste von Meldescheinen in Form einer CSV-Datei zu exportieren. Der Export wird über den Button CSV-Export gestartet.